Według obowiązującego prawa i przepisów RODO, każde zaświadczenie może uzyskać tylko na swój temat, osoba legitymująca się stosownym dokumentem, lub upoważniona pisemnie przez wnioskującego o dany dokument.
Wszelkie zaświadczenia, wydawane są na podstawie ksiąg parafialnych, oraz kartoteki, aktualizowanej po corocznej wizycie duszpasterskiej zwanej kolędą.
Niektóre zaświadczenie nie mogą być wystawiane osobom, które dłuższy czas faktycznie nie mieszkają na terenie parafii, (np. przebywają za granicą) lub nie są znane z uczestnictwa w życiu liturgicznym w parafii, osobistego kontaktu z duszpasterzem.
